Szanowni Państwo, 

w związku z realizacją przez SMILEWAVE Sp. z o.o. projektu badawczo-rozwojowego pn. „Opracowanie i weryfikacja technologii anatomicznie dopasowanej końcówki U-kształtnej do automatycznej szczoteczki do zębów”, nr FENG.02.20-01-0070/2026-00, realizowanego w ramach działania FENG.02.20 InnoStart, zwracamy się z prośbą o przedstawienie oferty dotyczącej czasowego dostępu do bazy cyfrowych modeli 3D łuków zębowych. 

Postępowanie prowadzone jest w ramach rozeznania rynku zgodnie z § 7 umowy o powierzenie grantu. 

Poniżej przekazuję pełną treść zapytania ofertowego oraz  Załącznik nr 1 – Formularz ofertowy, który może zostać wykorzystany do przygotowania i złożenia oferty. 

ZAPYTANIE OFERTOWE DOTYCZĄCE CZASOWEGO DOSTĘPU DO BAZY MODELI 3D ŁUKÓW ZĘBOWYCH 

1. Zamawiający 

SMILEWAVE Sp. z o.o. 
ul. Frezerów 2 
20-209 Lublin 
NIP: 9462740664 
KRS: 0001106601 

Osoba do kontaktu: Ida Dulińska-Molak 
E-mail: innostart@smilewave.pl 
Telefon: 505 022 858 

1. Informacje o projekcie 

Zapytanie ofertowe jest prowadzone w związku z realizacją projektu badawczo-rozwojowego pn. „Opracowanie i weryfikacja technologii anatomicznie dopasowanej końcówki U-kształtnej do automatycznej szczoteczki do zębów”, nr FENG.02.20-01-0070/2026-00, w ramach programu Fundusze Europejskie dla Nowoczesnej Gospodarki 2021–2027, działanie FENG.02.20 InnoStart. 

Postępowanie służy wyborowi wykonawcy w ramach rozeznania rynku prowadzonego zgodnie z § 7 umowy o powierzenie grantu. 

1. Przedmiot zamówienia 

Przedmiotem zamówienia będzie czasowe udostępnienie cyfrowych modeli 3D łuków zębowych pochodzących od co najmniej 200 różnych dorosłych pacjentów. 

Każdy kompletny przypadek musi obejmować: 

– model górnego łuku zębowego – szczęki 

– model dolnego łuku zębowego – żuchwy 

– pliki zapisane w co najmniej jednym ze standardowych formatów powierzchniowych: STL, OBJ lub PLY, 

– jednoznaczne, nieidentyfikujące pacjenta oznaczenie pozwalające powiązać model szczęki i żuchwy pochodzący od tej samej osoby. 

Każdy pacjent może występować w bazie tylko jeden raz. Przez kompletny przypadek należy rozumieć parę modeli obejmującą szczękę i żuchwę pochodzące od tej samej osoby. 

Udostępnienie bazy ma charakter techniczny. Wykonawca nie będzie wykonywał na rzecz Zamawiającego prac badawczo-rozwojowych, analiz, parametryzacji, klasyfikacji ani interpretacji wyników. 

1. Minimalne wymagania dotyczące bazy 

Baza musi spełniać następujące wymagania: 

• Obejmować co najmniej 200 kompletnych i niepowtarzających się przypadków pochodzących od różnych dorosłych pacjentów. 

• Każdy przypadek musi zawierać model górnego i dolnego łuku zębowego tej samej osoby. 

• Modele muszą obejmować kompletny odcinek przedni oraz odcinki boczne łuku zębowego. 

• Pliki muszą być zapisane przynajmniej w jednym z formatów: STL, OBJ albo PLY. 

• Pliki muszą mieć prawidłową skalę oraz określoną jednostkę wymiarową. 

• Siatki powierzchniowe muszą być czytelne i nie mogą zawierać uszkodzeń, deformacji ani artefaktów uniemożliwiających ich wykorzystanie. 

• Modele muszą umożliwiać import i dalsze przetwarzanie w programach Rhino 3D oraz 3D Slicer. 

• Modele muszą nadawać się do kontroli jakości, standaryzacji orientacji, wyznaczania punktów charakterystycznych i krzywych referencyjnych oraz analizy morfometrycznej. 

• Baza powinna obejmować możliwie szerokie spektrum zmienności anatomicznej łuków zębowych i nie może być celowo ograniczona do jednego wariantu anatomicznego. 

• Każda para modeli musi zostać oznaczona zanonimizowanym identyfikatorem technicznym, umożliwiającym powiązanie szczęki i żuchwy tej samej osoby bez możliwości identyfikacji pacjenta przez Zamawiającego. 

• Po kontroli kompletności i jakości do dalszej analizy musi zostać zakwalifikowanych co najmniej 200 kompletnych przypadków. 

Modele niespełniające powyższych wymagań Wykonawca wymieni lub uzupełni bez dodatkowego wynagrodzenia, aż do uzyskania co najmniej 200 kompletnych przypadków zaakceptowanych przez Zamawiającego. 

1. Okres i sposób udostępnienia 

Dostęp do bazy zostanie udzielony na okres trzech miesięcy. Okres dostępu rozpocznie się w dniu podpisania protokołu wstępnego potwierdzającego udostępnienie oraz zaakceptowanie przez Zamawiającego co najmniej 200 kompletnych przypadków spełniających wymagania określone w zapytaniu. 

Jeżeli w toku kontroli wstępnej zostaną stwierdzone braki lub wady wymagające wymiany albo uzupełnienia modeli, okres dostępu rozpocznie się dopiero po usunięciu tych braków i zaakceptowaniu kompletnej bazy przez Zamawiającego. 

Każda przerwa w dostępie do bazy wynikająca z przyczyn leżących po stronie Wykonawcy powoduje odpowiednie przedłużenie okresu dostępu. 

Wykonawca udostępni dane do pobrania albo przekaże je w inny uzgodniony, bezpieczny sposób umożliwiający ich przetwarzanie przez zespół Zamawiającego. 

Cena oferty musi obejmować wszystkie czynności i opłaty związane z wykonaniem zamówienia, w szczególności przygotowanie bazy, anonimizację, eksport, udostępnienie lub przekazanie danych oraz wsparcie techniczne niezbędne do ich pobrania. 

Wykonawca udostępni kompletną bazę w terminie nie dłuższym niż 10 dni roboczych od dnia zawarcia umowy. 

1. Zasady wykorzystania danych i wyników pochodnych 

Baza będzie wykorzystywana w pracach badawczo-rozwojowych prowadzonych przez SMILEWAVE Sp. z o.o. Wyniki tych prac mogą następnie zostać wykorzystane do opracowania, wdrożenia i komercjalizacji produktów. 

W okresie dostępu Wykonawca zapewni Zamawiającemu prawo do pobierania, kopiowania i przetwarzania modeli na potrzeby projektu oraz tworzenia wyników pochodnych, w szczególności: 

• parametrów i macierzy morfometrycznych; 

• modeli statystycznych; 

• wyników analiz i klasteryzacji; 

• geometrii referencyjnych; 

• modeli CAD; 

• prototypów; 

• dokumentacji technicznej; 

• produktów przeznaczonych do późniejszej komercjalizacji. 

Po zakończeniu okresu dostępu Zamawiający zachowa bezterminowe prawo do przechowywania, rozwijania, wykorzystywania i komercjalizacji utworzonych wyników pochodnych, bez obowiązku ponoszenia dodatkowych opłat na rzecz Wykonawcy. 

Ograniczenie czasowe dotyczy korzystania z modeli źródłowych, a nie rezultatów prac badawczo-rozwojowych utworzonych przez Zamawiającego. 

1. Wykonawca musi potwierdzić, że: 

• modele zostały pozyskane zgodnie z prawem; 

• modele mogą być wykorzystywane do prac badawczo-rozwojowych i tworzenia wyników przeznaczonych do komercjalizacji; 

• udostępniane modele i metadane zostały skutecznie zanonimizowane; 

• dane nie zawierają informacji umożliwiających Zamawiającemu bezpośrednią lub pośrednią identyfikację pacjentów; 

• wykonanie zamówienia nie naruszy praw osób trzecich, 

Złożenie oferty jest równoznaczne z potwierdzeniem spełnienia i akceptacją wszystkich powyższych warunków  

1. Odbiór przedmiotu zamówienia 

Po upływie pełnego, trzymiesięcznego okresu dostępu, liczonego zgodnie z punktem 5, Strony podpiszą końcowy protokół odbioru potwierdzający prawidłową realizację zamówienia przez wymagany okres. Podpisanie końcowego protokołu odbioru bez zastrzeżeń będzie stanowiło podstawę do wystawienia faktury. 

1. Wynagrodzenie i płatność 

Wynagrodzenie będzie miało charakter ryczałtowy i musi obejmować wszystkie koszty niezbędne do wykonania zamówienia. 

W ofercie należy wskazać: 

• cenę netto; 

• stawkę VAT; 

• kwotę VAT; 

• cenę brutto; 

• wszystkie dodatkowe opłaty, jeżeli występują. 

Zapłata wynagrodzenia nastąpi jednorazowo przelewem, po upływie pełnego, trzymiesięcznego okresu udostępnienia bazy oraz podpisaniu końcowego protokołu odbioru bez zastrzeżeń, w terminie 14 dni od dnia otrzymania prawidłowo wystawionej faktury.  

1. Warunki udziału w postępowaniu 

O udzielenie zamówienia może ubiegać się Wykonawca, który: 

• jest uprawniony do udostępnienia bazy w zakresie opisanym w zapytaniu; 

• zapewnia spełnienie wszystkich minimalnych wymagań technicznych, jakościowych i prawnych; 

• złoży kompletną ofertę w wymaganym terminie; 

• zaakceptuje zasady dotyczące anonimizacji oraz praw do wyników pochodnych; 

• potwierdzi brak konfliktu interesów mogącego zagrozić bezstronności wyboru Wykonawcy. 

Niespełnienie któregokolwiek wymagania obowiązkowego spowoduje odrzucenie oferty. Wymagania techniczne, jakościowe i prawne mają charakter warunków dopuszczających i nie podlegają punktacji. 

1. Sposób przygotowania oferty 

Oferta powinna zawierać: 

1. pełną nazwę i adres Wykonawcy; 

1. NIP albo odpowiedni numer rejestrowy; 

1. dane osoby uprawnionej do reprezentowania Wykonawcy; 

1. dane osoby do kontaktu; 

1. łączną cenę netto, stawkę i kwotę VAT oraz cenę brutto; 

1. liczbę oferowanych kompletnych przypadków; 

1. informację o dostępnych formatach plików; 

1. opis sposobu udostępnienia danych; 

1. potwierdzenie spełnienia wszystkich wymagań określonych w zapytaniu; 

1. informację o wszystkich dodatkowych opłatach i ograniczeniach; 

1. okres związania ofertą wynoszący co najmniej 30 dni od upływu terminu składania ofert. 

Cena musi obejmować wszystkie koszty wykonania zamówienia. Zamawiający nie dopuszcza ofert częściowych ani wariantowych. 

Ofertę należy sporządzić w języku polskim lub angielskim. Może ona zostać przesłana w treści wiadomości e-mail albo w podpisanym załączniku PDF. Dopuszczalne jest dołączenie dodatkowej specyfikacji technicznej. 

1. Kryterium oceny ofert 

Jedynym kryterium wyboru oferty jest cena netto: 

Cena netto – 100 punktów. 

Punkty zostaną obliczone według wzoru: 

C = Cmin / Cbad × 100 

gdzie: 

C – liczba punktów przyznanych ocenianej ofercie; 
Cmin – najniższa cena netto spośród ofert niepodlegających odrzuceniu; 
Cbad – cena netto ocenianej oferty. 

Obliczenia zostaną wykonane z dokładnością do dwóch miejsc po przecinku. 

Za najkorzystniejszą zostanie uznana zgodna z wymaganiami oferta, która otrzyma najwyższą liczbę punktów. 

Jeżeli dwie lub więcej ofert otrzyma taką samą liczbę punktów, Zamawiający wezwie tych Wykonawców do złożenia ofert dodatkowych zawierających nową cenę. Cena w ofercie dodatkowej nie może być wyższa niż cena wskazana pierwotnie. 

Oferty wyrażone w walucie obcej zostaną przeliczone na złote według średniego kursu danej waluty ogłoszonego przez Narodowy Bank Polski w tabeli A kursów średnich z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego termin składania ofert. 

1. Termin i sposób składania ofert 

Ofertę należy przesłać do 21 września 2026 r. do godz. 24:00 na adres: 

innostart@smilewave.pl 

W tytule wiadomości należy wpisać: 

„Oferta na czasowy dostęp do bazy modeli 3D” 

Za termin złożenia oferty uznaje się moment wpływu kompletnej wiadomości na skrzynkę pocztową Zamawiającego. 

Oferta złożona po terminie nie będzie podlegała ocenie. 

1. Pytania i wyjaśnienia 

Pytania dotyczące zapytania można przesyłać do 20 września 2026 r. do godz. 24:00 na adres wskazany w punkcie 13. 

Odpowiedzi i ewentualne zmiany treści zapytania zostaną przekazane wszystkim podmiotom, do których skierowano zapytanie. 

Jeżeli zmiana treści może wpływać na przygotowanie oferty, Zamawiający odpowiednio przedłuży termin składania ofert. 

1. Zastrzeżenia Zamawiającego 

Zamawiający zastrzega sobie prawo do: 

• wezwania Wykonawcy do wyjaśnienia treści oferty lub uzupełnienia braków formalnych, pod warunkiem że nie spowoduje to zmiany ceny ani istotnych warunków oferty; 

• odrzucenia oferty niezgodnej z przedmiotem lub warunkami zamówienia; 

• odrzucenia oferty, której cena przekracza środki przeznaczone na realizację zamówienia, jeżeli Zamawiający nie może zwiększyć tych środków; 

• zmiany albo odwołania zapytania przed upływem terminu składania ofert, 

• zakończenia postępowania bez wyboru oferty, jeżeli nie będzie możliwe dokonanie porównania co najmniej trzech dostępnych ofert lub cenników albo wystąpi inna obiektywna okoliczność uniemożliwiająca realizację zamówienia. 

Z wybranym Wykonawcą zostanie zawarta umowa określająca w szczególności okres i sposób udostępnienia bazy, warunki jej wykorzystania, uprawnienia Zamawiającego do wyników, zasady odbioru oraz warunki płatności. 

Informacja o wyniku postępowania zostanie przekazana wszystkim Wykonawcom, którzy złożyli oferty. 

Z poważaniem, 

Ida Dulińska-Molak 
SMILEWAVE Sp. z o.o.